院内ルールを考えよう! 朝礼編

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院内ルールを考えよう! 朝礼編
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2019.09.27

みなさんこんにちは、中原三枝です。 

歯科医院には、「就業規則」といった少しかたいものから、「暗黙のルール」とよばれるようなものなど、さまざまなルールがあるかと思います。

みなさんの歯科医院にはどんなルールがありますか?

この連載では、歯科医院ではたらくみなさんが日ごろ守っている院内ルールについて、客観的な視点から考えてみたいと思います。

第1回は、多くの歯科医院で行われている「朝礼」のルールについて。

みなさんが勤務している歯科医院ではどうかということを考えながら、読みすすめてみてください。





朝礼のルールってあったほうがいい?

朝の時間は1秒でも、とても貴重です。

朝礼にかける時間もさまざま。

10分、15分、20分、それによって出勤時間も異なりますね。(そもそも朝礼をやらない医院もあるようです。)

さて、みなさんのホンネはどうでしょう?
院長がなにかを言って終わり
いつも無駄だなあと思っているが、誰もなにも言わないので我慢している。
時間通りに患者さんを案内したことはない
医院の理念を全員で読む
主任がずっと喋っている…
大きな声と笑顔で挨拶の練習をさせられる
さまざまな意見があがってきますね。

今回は、朝礼をどのように効果的に行うのかを考えてみました。


朝礼のルールってあったほうがいい?

第一に朝礼の時間がのびるとその分、患者さんをお通しすることが遅れてしまいます。

たとえば9時診療開始の場合…

★ 9時は診療室にご案内をする時間ですか?
★ 9時は、診療がスタートする時間ですか?

とすると、何分までに朝礼が終わらなければいけないのでしょう?

なにをするにしても終わる時間を決めてから逆算をして動く習慣が必要だと思われます。

第二に、朝礼ですることって誰が決めるの?

「連絡」「報告」「確認」「指示」「準備」

限られた時間で何をするのかを決めた方が良さそうですね。

では皆さんの医院での朝礼で何をやっていますか?

そう、朝の貴重な時間にどんなことをしているのでしょう???

 「職場の教養」の読み合わせ
 院長のプチセミナー
 「グッドアンドニュー」(前日にあった出来事を交代で発表する)
 始業前にみんなでハイタッチ(握手)する
 昨日のヒヤリハットの報告
 昨日の来院数、保険点数、キャンセル人数、自費売り上げ
 患者さんの声やクレーム
 本日の連絡・引き継ぎ確認
 院長の予定
 技工物の確認・その他注文


やらなくてはいけない事は決まっていると思いますが、限られた時間、その日1日の診療をスムーズに促すための「優先順位」が必要ですね。

当然ながら誰かが話し込んでしまうとその他のことができなくなります。限られた時間をさらに有効活用するために、連絡ノートや見える化の工夫も必要となってくるでしょう。


あったらいいな!朝礼のルール

それでは、限られた時間を有効活用するためには、どんなルールがあったらいいでしょうか?三枝的に考えてみました。

 本日のアポイントで気をつけなくてはいけない患者さんにマーク

たとえば、前回30分以上お待たせした人や、診療またはスタッフの対応などについて、不満をお持ちで帰られた人。

今日大きな支払いがある人やVIPの患者さんなど…

朝礼のときにマークをつけておけば、診療中にフォローし合うことができたり、同じミスを防ぐことができますよね。


 忙しくなりそうな時間帯の対処法を話し合う

アポイントの状況によって、忙しくなる時間帯が毎日少しずつ異なることも考えられます。

あらかじめ担当を決めておいたり、治療内容や連絡事項などを、院長確認を先にしておいたりすることで、スムーズなご案内を目指しましょう。


他にもこんなことを話しましょう
 技工物のチェック
 オペの最終確認
 前回無断キャンセルの人
 久しぶりに来院される患者さんの前情報
 スタッフの体調
 受付との連携


貴重な時間を有効に使うために、皆さんでタイムスケジュールを考え、目的達成のための手段を選択し、さらには情報の漏れがないように考えていきましょう。


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この記事を書いた人
中原 三枝 | デンタルメディエーター

1984年ミスワールド日本代表として世界大会に出場。国際文化協会に所属し、国際親善活動を続ける。現在は「個々のマインドとスキルアップが組織を活性化する」をテーマに、スタッフが働きやすい医院を目指した仕組みづくりや、歯科医療のプロとしてのマインドとスキルを持ったスタッフ育成を行なっている。



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